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​SE PRODUCTIVO CON OTRO MÉTODO DE ORGANIZACIÓN

Método Kanban

En muchas ocasiones los proyectos adquieren tal envergadura que los líderes de equipo se sienten sobrepasados: “¿a quién había mandado qué?”, “¿quién hablaba con los de pedidos?”, “¿se me escapa algo?”, “¿qué se me está olvidando?”,… una manera de dar salida a este problema es: el método de organización Kanban.

¿Kanban? Significa tablero visual o código de etiquetas. Una posible técnica que el departamento de recursos humanos se debe plantear recomendar para mejorar la productividad y organización, tanto de mandos como de trabajadores, es el método Kanban.

¿En qué Consiste?

Se necesita un tablero o pizarra y se divide en tres columnas que se titulan: pendientes, en curso y terminadas.

Pendientes: en el caso de utilizarse como sistema personal se colocará un post-it por cada tarea que haya que realizar. Cuando es una tabla de equipo puede haber un post-it por cada persona y en él escribir varias tareas.

En curso: se trasladaran a esta columna todos los post-it con las tareas que empecemos a gestionar. En el caso de un equipo en el post-it de la persona correspondiente se escribiría la tarea que está manejando.

Terminadas: espacio que alberga todo lo finalizado a lo largo del día y que nos permitirá marcharnos a casa con el bienestar de observar el trabajo realizado y sentirnos un paso más cerca del cumplimiento de objetivos.

Las columnas son personalizables en función de las necesidades del individuo o del equipo. Por ejemplo, podemos optar por subdividir la columna en curso en otros tres apartados: frio, templado y caliente, que nos puede permitir establecer la prioridad de las tareas que estamos realizando. En el caso de tratarse de un tablero para la gestión de un equipo se puede crear una columna para cada miembro y luego subdividir cada una en las columnas principales mencionadas anteriormente.

Este sistema no solo permite retomar o ser consciente de las labores que se están manejando si no que conlleva los siguientes beneficios:

Incrementa la Concentración: ayuda a acentuar la atención en la tarea que se está realizando dado que nuestro cerebro no se ve bombardeado por pensamientos como: “que no se me olvide el correo a Ana”, “alguien debería revisar los pedidos”, “¿cuándo tenía que entregar el informe de recibos?”,…

Control: dota de un mayor control de las tareas. Permite advertir si se están generando problemas para el alcance de un objetivo e impide que una labor sea olvidada o quede aparcada.

Libera la mente del estrés: es más visual, organizado y sencillo. La persona podrá detectar cuando un miembro del equipo está manejando un volumen de trabajo superior al recomendable para que se realice de manera eficiente.

Sensación de bienestar: al finalizar el día y poder contemplar todas las tareas concluidas se obtiene el sentimiento de horas bien invertidas.

Visibilidad de objetivos: permite una percepción más definida y concreta del objetivo y de los pasos que se están avanzando en su consecución.

Este método busca aportar una solución dinámica y visual que refleje los flujos de tareas. En él no se permite un retroceso de un deber en curso, por ejemplo, a uno pendiente. Las tareas apuntadas en post-it solo pueden avanzar hacia adelante para no permitir una acumulación indebida. Se trata de empezar y acabar tareas y luchar por lo tanto contra la procrastinación o el miedo a enfrentarse a nuevas gestiones.


La Tecnología y el método Kanban

En la era en que internet y las nuevas tecnologías están revolucionando nuestro día a día la tradicional agenda queda obsoleta.

Este sistema de organización, que podría suplir a la agenda, ya ha sido adaptado por programas informáticos y aplicaciones móviles. Si tenemos un colaborador externo o un miembro del equipo desplazado en otro lugar de destino podrá ser consciente sin problemas de en qué punto se encuentra el proyecto y quién está haciendo cada cosa.

Programas como Trello, Asana, Wafle,… que permiten el adjunto de archivos, insertar fotografías, personalizar los post-it, crear avatares para cada miembro, hacer varios tableros,…

El método Kanban se convierte en una buena vía alternativa que muchos profesionales de los recursos humanos, líderes de equipo y trabajadores deberían probar.

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