Almudena García, Headhunter en una firma de consultoría para la industria farmacéutica, nos resume los pasos a seguir en un proceso de reclutamiento y selección y los costes que puede tener, y nos da una aproximación sobre lo que es el reclutamiento 2.0, que ahora está totalmente en auge y es una de las formas más eficientes y eficaces de trabajar a corto y largo plazo.

Los pasos a seguir a la hora de abordar un proceso de selección, formemos parte del departamento de recursos humanos dentro de una empresa-cliente o bien trabajemos en consultoría, lo primero que hacemos ante una determinada vacante, es definir lo que estamos buscando: 

• Completar la posición en el organigrama.
• La formación que se requiere para ese puesto.
• Detallar la experiencia profesional que se desea.
• Un perfil de competencias, es decir, las competencias, tanto específicas como genéricas que son necesarias para el puesto. Las competencias genéricas, son aquellas habilidades, conductas y comportamientos que una compañía o una determinada empresa esperan que tengan todos sus empleados, independientemente de la posición de puesto en el organigrama, tanto si está en un mando medio, en un puesto técnico o en un puesto de dirección todos tienen que tener esas competencias genéricas, serían temas relacionados con valores, ética, responsabilidad…. Y las competencias específicas son aquellas que son específicas para cada puesto.  
• El perfil personal encaje con la organización, esto es fundamental. Se refiere a que la persona tiene que encajar con los valores de la compañía, con las ideas, la visión y la misión que tiene una determinada empresa. Hay profesionales brillantes, buenísimos, que en un determinado entorno se machacan y no encajan con la empresa, y profesionales que no tienen un nivel tan elevado, pero encajan en la organización.
• El salario ofertado, tener muy claro desde el principio lo que queremos pagar para ese determinado puesto. Cuando hablamos de salarios nos referimos a la retribución fija, la retribución variable, que es la más habitual teniendo muy claros los objetivos por los cuales se retribuye esa variable y los beneficios sociales (coche, seguro, médico, plan de pensiones…)
• Tener presentes los acuerdos de no competencia o de no agresión entre otras compañías del sector, todo esto sucede sobre todo con posiciones relevantes, por ejemplo, en la industria farmacéutica, una multinacional está buscando un director financiero. Normalmente las compañías tienen acuerdos de no agresión con compañías, porque pueden compartir licencias de productos, o por X motivos, y no podemos destacar de esas compañías candidatos a la hora de iniciar una búsqueda hay que tenerlo en cuenta.

¿Cómo definimos el perfil?

Es fundamental que en el proceso de selección esté implicado no sólo el departamento de  recursos humanos, que son los que hacen la selección propiamente dicha, sino el departamento que va a contar con el nuevo profesional. Lo que no puede ocurrir, es que lo que sea bueno para el departamento de selección (Recruitment), no sea bueno para el departamento de negocio. Por lo tanto, se tienen que aunar los criterios y todos tienen que seguir una misma dirección.

TIMING Y DEADLINES

Establecer tiempos es fundamental si se trabaja en el departamento de Recursos Humanos, en una compañía-cliente o si trabajas en consultoras.

• Hay que tener claro el tiempo que nos va a llevar el proceso de inscripción, también contando con los inconvenientes que puedan surgir.
• Definir la fecha de incorporación del candidato a la empresa, para modular nuestro trabajo acorde a la fecha o modular el trabajo de la consultora si es que lo vamos a externalizar.
• Establecer los departamentos van a estar involucrados en la búsqueda de ese profesional.
• Intentar bloquear agendas, muchas veces pasa, que tienes el profesional seleccionado, tienes a la persona perfecta y hay que pasar una última entrevista, con dirección general, pero su agenda está completa y pasan dos meses hasta que ven al candidato… puede que el candidato ya no esté disponible… hay que trabajar con mucha antelación y cerrar agendas para evitar cualquier futura complicación.

¿Cómo organizamos la búsqueda?

Surge una posición en una compañía del sector farmacéutico, al final en ese momento la compañía tiene que decidir si tiene recursos, tiene tiempo y tiene medios para cubrir esta vacante, para seleccionar a esos profesionales de manera interna desde su propio departamento de recursos humanos o si decide externalizar esa búsqueda o seleccionar al proveedor más adecuado para llevar a cabo este proceso de selección. 

¿Esta elección de qué dependerá? Del tiempo del que disponga el departamento de Recursos Humanos, de las tareas asignadas en ese momento, de la experiencia que tenga el propio departamento para realizar esa búsqueda, metodología, el tiempo, los recursos… en función de esto se decide.

Búsqueda externalizada: Selección de proveedores

Los tipos de proveedores que un cliente de una compañía puede seleccionar dentro del área de recursos humanos. Debemos conocer todas las empresas de trabajo temporal, donde la empresa-cliente no asume la contratación del trabajador.

• Los costes fijos se convierten en variables.
• Son empresas que tienen un beneficio de coste bajo. Los costes fijos se convierten en variables.
• Este tipo de servicio es útil cuando se trata de empresas en las que es difícil determinar la carga de trabajo y la duración del mismo. Por ejemplo, en un trabajo en el departamento de producción o cuando hay un gran volumen de contrataciones o cuando el departamento de recursos humanos no dispone del presupuesto necesario para hacer contrataciones fijas, y tienen que asumirla a través de una empresa temporal.

El coste de las ETT (Empresas de Trabajo Temporal)

Los trabajadores temporales deben de cobrar el mismo sueldo que cobraría un trabajador de forma indefinida.

Consultoras de selección

En este caso, la propia empresa es la que asume la contratación del profesional y la consultora es la que se encarga del proceso de selección y de presentar los posibles candidatos. El proceso de selección a través de una consultora implica sobre todo la publicación a través de portales de empleo, tipo Infojobs, Monster, etc y de redes y reclutamiento 2.0, todo este coste lo asume la consultora de recursos humanos.

También realizan una búsqueda en la base de datos de la propia empresa, normalmente actualizada. Las consultoras de selección hacen también un cribado curricular y otro de entrevistas telefónicas. Entrevistas personales y la presentación de las posibles candidaturas a la posición.

Los plazos manejados hasta la presentación de candidatos suele rondar entre 3 y 6 semanas. Y el contrato que firma con la compañía-cliente, estipula un período de garantía por debajo del cual, si el profesional no encaja o abandona la compañía, la consultora deberá reemplazarlo, es decir. tiene la obligación de reemplazarlo por otro candidato, normalmente en el plazo de 3 a 6 meses.

Los costes por contratar a un consultora de selección, se refleja en un porcentaje (FEE) sobre el salario bruto total del profesional durante el primer año. Por ejemplo, nos contratan para buscar un Product Manager para un determinado producto farmacéutico, y este profesional va a ganar 35.000€ de fijo + 10.000€ de variable.

El FEE se calculará en base al salario total, sumando el fijo y el variable, y podría rondar  en función de la cantidad del salario, si es más alto o si el proceso de selección es más complejo, normalmente el FEE  ronda entre un 14% y un 18€ del salario total del profesional, durante el primer año. Otro ejemplo sería, si van a seleccionar un delegado de ventas que cobra 30.000€ euros al año, la consultora en este caso cobrará un 15% de esa banda total por lo que el coste por parte de la empresa será de 4.500€.

Este FEE, este porcentaje, puede cobrarse de la siguiente manera: 

• A éxito, la mayoría de los contratos son realizados a éxito. En este caso la consultora cobra sus honorarios, tú pagas a la consultora cuando el profesional ha aceptado la oferta, y se va a incorporar, es decir, no se paga por anticipación, la consultora trabaja “gratis” hasta que encuentra un profesional que se incorpora a la empresa. Si la consultora no encuentra ningún profesional que encaje, que acepte la oferta y se incorpore a la empresa, no cobra.
• Retain, se asume el pago a plazos. Normalmente de dos a tres plazos: al inicio del proceso de selección (a la firma del contrato), la segunda parte tras la presentación de los candidatos seleccionados y la tercera y última cuando el candidato finalista acepta la oferta

Executive Search/ Headhunting

Búsqueda directa de profesionales:

• Al igual que en selección la contratación del profesional se lleva a cabo por parte de la empresa – cliente.
• Enfocada a posiciones de Middle Management y Alta Dirección. 
• Proyecto estable e indefinidos.
• Estas empresas están especializadas en la búsqueda directa de profesionales. 
• Selección mucho más especializada por sectores y posiciones.

¿Cómo se encuentran los candidatos? en Internet, en redes sociales, en prensa, investigando…una búsqueda directa. Este tipo de empresa cuenta con las mismas herramientas evidentemente que una compañía de selección, bases de datos, webs de empleo… lo único que añaden son técnicas: 

• Reclutamiento 2.0.
• Linkedin, muy útil y da mucha visibilidad como profesional, como recruiter, como candidato, como cliente…
• Amplias redes de contactos, que hace que se tengan resultados más rápidos.
• Name Gathering, investigar las personas que son, y dar con ellos para el puesto que necesitas ocupar.

El período de garantía que ofrecen este tipo de empresas es superior, de 6 meses a 1 año. El proceso de selección es más complejo, realizándose una labor de consultoría. El procedimiento es el siguiente:

• Definición del target de compañías, teniendo en cuenta aquellas en las que hay acuerdo de no competencia o no agresión.
• Se identifica a todos aquellos profesionales que cumplen el perfil interesante para la empresa-cliente.
• Se realizan entrevistas telefónicas a todos los posibles candidatos.
• Se prepara una Long List con las candidaturas posibles.
• Se organizan entrevistas personales por competencias (incidentes críticos focalizada o no focalizada)
• Se completa el informe competencial y curricular con otro enfocado a las referencias profesionales.
• Se presenta la Short List con 3 o 4 profesionales que mejor se ajustan al perfil.
• Se organizan y preparan las entrevistas candidato/ cliente.
• Feedback candidato cliente/ cliente a lo largo de todo el proceso.
• Preparación de la oferta económica.
• Control de posibles contraofertas.
• Ayuda en el proceso de dimisión del candidato.
• Una vez el profesional se ha incorporado se hace un seguimiento tras la incorporación del profesional.

Costes executive search o headhunting

El coste del tipo de empresas, igual que las consultoras de selección, se trata de un FEE sobre el salario bruto total del profesional durante el primer año. Este porcentaje es más alto… Aquí se comprende entre un 18% a un 30% en función de la posición que estemos seleccionando. Por ejemplo, un Director de Marketing que gane 65.000€ de fijo + 15.000€ de variable podría realizarse un FEE de un 18%, lo que supondría un coste para la empresa de 14.400€. El acuerdo de colaboración se puede realizar a éxito o a retain.

Coste de la búsqueda interna

Desde nuestra compañía podemos decidir externalizar viendo pros y contras y beneficios y costes y lo que supone el gasto. A continuación hay una aproximación muy por encima de todos los costes pero lo primero será ver si realmente podemos cubrir ese puesto y tenemos capacidad para hacerlo.

• Coste personal  del técnico de selección de la empresa, 1.500 euros (es decir 20.000€ al año)
• Webs de empleo: 5.000€ al año (total 20 ofertas que se puede publicar 5 de forma simultánea)
• Es fundamental contar con un cuenta de LinkedIn:
  • LinkedIn Premium: 23€ al mes (276€ al año)
  • LinkedIn Recruiter: 75€ al mes (900€ al año)

El total de gastos mínimo sería de 25.276€

¿QUÉ ES EL RECLUTAMIENTO 2.0?

Utilizamos LinkedIn, una herramienta muy eficaz. El reclutamiento 2.0 constituye la evolución de la selección tradicional a través de webs, portales de empleo etc. a una búsqueda más amplia y proactiva a través de redes sociales que nos permite conocer a todos aquellos profesionales cuyos perfiles pueden ser interesantes para nuestra empresa a corto y largo plazo. El concepto de reclutamiento 2.0 está asociado al networking, al logro y mantenimiento de redes de contactos. Supone una búsqueda más dinámica, proactiva, cercana y directa que la selección tradicional.

¿Cuáles son las ventajas de reclutamiento 2.0?

Nos permite acceder no sólo a los profesionales que están en búsqueda activa, que han visto el anuncio, una oferta de empleo y han hecho clic, sino a todos aquellos que se mueven en ese sector y que pueden ser interesantes para nosotros bien a corto plazo, a largo plazo o en el futuro.

Esto nos permite crear una red de contactos, un universo  de profesionales y candidatos potenciales. Nos permite tener una visión más amplia del mercado laboral, de nuestro sector y nos permite acceder a profesionales de otra manera seguramente nunca nos harían caso.

Hay que tener muy claro, que muchas veces, hay muchos profesionales que no se plantean un cambio porque están bien valorados o están a gusto en la empresa en la que trabajan, pero de repente te contactan y te cuentan un nuevo puesto, que encaja y hace que se muevan de empresa. Incrementa notablemente la red de contactos de la empresa, del departamento de Recursos Humanos y también de la persona en sí misma, del consultor.

Permite que nuestra compañía y nuestro propio nombre (marca personal) obtenga una mayor visibilidad y posicionamiento en las redes sociales, es decir, nos da publicidad. Las empresas con una buena estrategia de reclutamiento en las redes sociales consiguen una mejor imagen de marca. La relación que se establece desde Recursos Humanos con los distintos profesionales es mucho más fluida, directa y natural.

El escenario de Reclutamiento 2.0

Al final donde hacemos este tipo de reclutamientos son en las redes sociales, principalmente LinkedIn. No se trata de publicar una oferta y esperar la recepción de CVs sino de una labor continua y diaria donde nuestras aportaciones son fundamentales y mucho más activas. Son escenarios cambiantes lo que supone un papel mucho más flexible del reclutador.

Principales medios de Reclutamiento  2.0

• Redes de Networking: LinkedIn
• Twitter, muy útil para dar imagen de marca a la empresa, publicidad.
• Facebook, que está más orientada a publicaciones de la compañía que a una búsqueda activa de candidatos.

El papel del reclutador en las redes sociales

El papel del reclutador de la empresa es un papel súper activo, dinámico y participativo para pedir ayuda en nuestros procesos de selección que tengamos abiertos, pedir referencias, siempre acaba llegando buenos contactos.

Para manejar bien las redes sociales siempre tenemos que acostumbrarnos a dar pistas, mantener la comunicación, por ejemplo si alguien nos escribe por LinkedIn un mensaje privado, siempre hay que contestar, ya que si no lo haces tu imagen de marca cae.

Las relaciones con los candidatos son más directas, lo que nos permite conocer mucho mejor sus motivaciones e intereses profesionales. También permite conocer a los candidatos de una forma más relacional, vemos cómo interactúan con otros miembros de la red por ejemplo.

Ejemplo de Red Social: LinkedIn

Es una red de networking pero hay que saber manejarla, hay que tener en cuenta la manera en que rellenamos nuestro perfil, como interactuamos en la red, etc…

Es muy importante contar con un perfil completo porque nos otorga mayor visibilidad en las redes sociales, y nos ayuda a aparecer en una mayor número de búsquedas. Se trata de una red de contactos profesional, por ello cuantos más contactos tengamos relacionados con nuestro sector, especialidad…mucho mejor.

¿Qué debe incluir nuestro perfil de LinkedIn?

• Formación Académica completa.
• Idiomas.
• Experiencia profesional con funciones detalladas (cuidando siempre nuestro SEO, incluyendo palabras clave, el posicionamiento orgánico desde Linkedin se hace a través de nuestro propio perfil).
• En nuestro título debe siempre figurar nuestro cargo o especialidad profesional. Evitar poner títulos como “ Profesional en búsqueda activa de empleo, etc.”
• Referencias profesionales, de las empresas en las que hemos trabajado, ya que esto nos da mucha visibilidad.
• Incluir actitudes y competencias, porque luego otros miembros de la red nos lo puedan validar.
• Ser miembros de grupos interesantes para nosotros y nuestra empresa.
• LinkedIn nos permite ser miembro de hasta 50 grupos. Debemos elegir muy bien a qué grupos pertenecemos, en función no sólo del número de miembros que tengan sino también del rendimiento que nosotros le sacamos a la hora de encontrar profesionales interesantes.
• estos grupos nos permiten publicar nuestras ofertas de empleo, de tal forma que los miembros del grupo que estén interesados se puedan poner en contacto con nosotros o recomendarnos a personas que tengan el perfil que estamos buscando y que puedan estar interesados.
• No sólo podemos y debemos publicar ofertas de empleo sino también información o artículos que encontremos de interés para el grupo. Esto nos otorgará reputación en la red y mayor visibilidad.

Reclutamiento en LinkedIn

Para realizar búsquedas o reclutamientos a través de LinkedIn:

• Podemos conectar directamente con aquellos profesionales que sean interesantes para nosotros. Es importante que compartamos grupos u otros contactos en común. A esto se le denomina Búsqueda directa.
• Publicar en nuestro propio perfil las posiciones, ofertas que estamos buscando.
• Publicar nuestras búsquedas en los grupos profesionales relacionados con la posición que estamos buscando.
• Mailing a nuestros contactos para que nos recomienden buenos profesionales.
• Se trata de un trabajo diario. No basta con publicar una oferta en un grupo sino de buscar y ampliar  nuestra red con todos los profesionales que puedan ser interesantes para nosotros.
• Cuanta mayor visibilidad tengamos en la red podremos acceder a mayor número de contactos.
• Generamos marca personal, posicionamiento por lo que debemos ser excelentes en nuestro trato (responder siempre los emails, agradecer cuando nos recomiendan profesionales,etc.)

¿Cómo podemos maximizar el rendimiento de nuestro LinkedIn?

• LinkedIn funciona como una página web, debemos crear un posicionamiento orgánico (SEO). Podemos lograr que nuestro nombre/ cargo se posicione y aparezca en los primeros puestos al realizar una búsqueda relacionada con nuestro background ¿Cómo podemos conseguir un posicionamiento SEO en LinkedIn?
  • Introducir Keywords o palabras clave, como por ejemplo RRHH, a lo largo de todo el perfil (titular profesional, cargo, descripción de cada experiencia profesional etc…). Desde el perfil y pulsando Ctrl + F podemos averiguar cuántas veces aparecen las palabras claves en nuestro perfil. Mínimo deberían aparecer entre 5 y 7 las palabras clave de tu perfil.
  • Incluir presentaciones Powerpoint de la empresa, blog si lo tenemos etc… 

Resto de Redes Sociales

• Twitter: puede ser muy útil para publicar ofertas/ vacantes de empleo y noticias de la empresa, pero a nivel de reclutamiento es mucho más pasivo
• Facebook: Algunas empresas crean un perfil de Facebook pero quizá más enfocado a la publicidad de la propia marca que a un reclutamiento profesional.

Mediante este vídeo realizado por Almudena García, profesora del área de Recursos Humanos en la Escuela de Negocios de la UEMC, podrás adquirir un conocimiento más pleno acerca de los procesos de reclutamiento y selección.