¿Sabes cuánto va a vender tu empresa en 2021?, ¿conoces la distribución presupuestaria de cada área?, ¿el departamento comercial cumple los objetivos?… Si no encuentras respuesta a estas preguntas es que no cuentas con un presupuesto de ventas. Desde la Escuela de Negocios de la UEMC te damos las claves para utilizar el presupuesto de ventas como herramienta de gestión del departamento comercial.

La utilidad del presupuesto de ventas

Toda empresa y todo departamento debe trabajar orientado a la obtención de resultados siguiendo unos objetivos comerciales. Estos deben estar en armonía con la misión, visión y valores de la propia organización. El departamento de ventas es determinante en la generación de ingresos y volúmenes de producción de la empresa. Por lo tanto, debe tener unos objetivos claros, alcanzables y realistas.

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El presupuesto de ventas se erige como la principal herramienta para la administración, gestión y control del departamento comercial. Se trata de un documento que ofrece estimaciones de los niveles de ventas y ayuda a conocer la rentabilidad de la compañía. Hace las veces de cronograma para contemplar las estimaciones financieras y calcular el potencial de ventas del negocio.

Muchas empresas se apoyan en la información y los datos extraídos del presupuesto de ventas para tomar sus decisiones financieras. Este tiene influencia directa sobre el nivel de producción. Si se estima que las ventas aumentarán, se deberá aumentar proporcionalmente la producción para satisfacer la demanda. De ser al contrario, se deberá ajustar la producción para economizar y rentabilizar recursos.

Características

El presupuesto forma parte indispensable del presupuesto operativo general de la empresa, por lo que debe recopilar información clara y precisa para la planificación estratégica. Todo presupuesto de ventas debe reunir una serie de características fundamentales:

• Incluye una relación de todos los productos o servicios que comercializa la empresa. Es la base sobre la cual se asientan las decisiones financieras de la empresa.
• Sirve de guía sobre los objetivos de ventas para la compañía.
• Las ventas estimadas deben estar valoradas atendiendo a la cantidad, esto es, número de unidades, y su valor económico.
• De ser flexible y elástico.

Según nuestro docente del MBA, Fernando Doral, existen un par de factores que se deben tener en cuenta a la hora de elaborar los presupuestos de la empresa. El primero es elegir el método para hacer la previsión de ventas: 

• Basados en modelos econométricos. Consiste en utilizar modelos matemáticos, que se alimentan con los datos de las ventas de la empresa y del sector en el que compite. Se trata de una forma que depende mucho del modelo y del saber hacer de quien trabaje con él, pero si se da con la combinación óptima, son los más fiables. En general sólo están al alcance de empresas con muchos recursos.
• Basados en datos históricos. Consiste en prever las cifras del año actual, basándose en las de los años anteriores. Dada su sencillez, es muy frecuente aplicarlo en las empresas, que sólo tienen que aplicar un porcentaje de incremento. Como grandes desventajas, según indica Doral, “están demasiado lastrados por el desempeño de años anteriores, lo cual compromete un poco las posibilidades de mejora”.
• Métodos manuales. Se trata de un método en el que se combinan las estimaciones de ventas con las consideraciones de otro tipo (políticas y organizativas). En general, funcionará mejor cuanto más involucren al personal de ventas. Es decir, en las organizaciones en las que la dirección marca los objetivos de forma unilateral, el método dará peores resultados que cuando se haga formar parte de ellos al equipo de ventas, que a fin de cuentas es el que tiene que llevarlas a la práctica.

En segundo lugar, es importante saber el orden en el que hay que elaborar los presupuestos. En general, siempre se comienza por la estimación de la cifra de ventas. “Es ahí donde hay que afinar y es ahí donde hay que aplicar bien, de entre los modelos que hemos comentado, el que se haya seleccionado”, indica el docente del MBA de UEMC Business School. 

Esto es importante porque la estimación de ventas nos marca todo lo demás: las unidades que esperamos vender nos marcan la cifra de producción. La cifra de producción nos marca el coste estimado que necesitaremos en materia prima y otros recursos. La inversión en costes nos marca las necesidades de inversión y el coste de capital humano… Como vemos, “todo es un proceso en cadena que depende mucho de que acertemos en la estimación de las ventas”.

Claves para realizar un Presupuesto de Ventas efectivo

1. Analiza la situación actual de la compañía y cuenta con la opinión de los responsables de cada área.

Ellos te aportarán mucha información detallada para realizar el pronóstico de ventas, ya que conocen bien las actividades del departamento. Podrán hacer un cálculo más aproximado de la inversión para cada empleado y de las herramientas y recursos necesarios.

Mantén aquello que funcionó e intenta aprender de los errores del pasado. Es muy importante conocer tus fortalezas y debilidades para encontrar oportunidades.

2. Fija unos objetivos de venta claros y realistas.

Usa el pronóstico de ventas de forma lógica contrastando la información histórica con la situación del sector y de la economía en general. Es mejor hacer una comparación entre los resultados de años anteriores (2 aproximadamente) analizando las varianzas de cantidad o de precio sin tomarlo como verdades absolutas.

Determina si tus objetivos son de crecimiento, de aumento de la rentabilidad, de ampliación de líneas de productos o de aumento de la cuota de mercado. Debes tener en cuenta los factores conocidos que intervendrán durante el año, como serían los gastos y el volumen de producción, gastos comerciales y de publicidad y promoción, de estructura, distribución, inversiones en nuevos productos o por la entrada en nuevos mercados, según los objetivos previstos.

3. La estacionalidad y las tendencias son elementos claves a tener en cuenta.

Dado que las ventas no son lineales no se puede dividir el presupuesto en 12 períodos de forma equitativa. Hay que considerar las promociones, liquidaciones de stock, lanzamiento de nuevos productos y reflejarlo en el presupuesto de forma individual. Para ello deberás crear un calendario y fijar las distintas cantidades del presupuesto asignado a cada momento del año.

4. Segmenta tus tipos de clientes y su localización.

Recuerda que tanto el servicio de atención a cliente como los procesos de distribución generan gastos que deben estar estipulados en el presupuesto. Es aconsejable diferenciar los tipos de cliente y fraccionar el presupuesto destinado a cada grupo.

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Es importante conservar parte del presupuesto para los nuevos nichos de clientes que puedan surgir durante el periodo presupuestado. La aparición de nuevos segmentos de mercado, la innovación y el aprovechamiento de oportunidades es algo con lo que debes contar a la hora de elaborar tu presupuesto de ventas.

5. Fija un precio ajustado pero flexible.

Normalmente los precios se estipulan en relación a los costes del volumen de ventas que se quiere conseguir, como respuesta a la competencia o según el valor que tenga para el cliente. Todo depende de tus objetivos, las experiencias pasadas y los clientes a los que va dirigido. Además es importante que conozcas los precios de la competencia como punto de referencia.

Considera primero lo que te cuesta producir, promocionar y tener listo para la venta tu producto y servicio y añádele un %  adicional como margen de beneficio. Así podrás conocer la línea límite sobre la que debes fijar tus precios y cuantos clientes vas a necesitar por servicio para poder “cubrir gastos” y que la venta sea rentable.

No olvides tener en cuenta los márgenes para promociones y rebajas en períodos concretos que hacen atractiva la oferta de tu producto o servicio.

6. No recortes en gastos operativos o de innovación.

Equilibra tu capacidad de fabricación y de presupuesto. No es aconsejable escatimar en algunos recursos necesarios como:

• Contratación de trabajadores o proveedores sacrificando la calidad del producto o servicio.
• Fuentes de materia prima y suministros generales.
• Disponibilidad de capital para financiar la producción.
• Disponibilidad de canales alternativos de distribución; rediseño de antiguos productos, introducción de nuevos productos, así como los cambios en los territorios de ventas.

En un departamento comercial es imprescindible saber elaborar un presupuesto de ventas para la gestión adecuada de las acciones anuales de una empresa. En la Escuela de Negocios de la UEMC contamos con el Curso Universitario de Especialización en Dirección de Marketing y Ventas formado por módulos que se basan en el diseño de las estrategias de previsión y planificación empresarial. ¡Infórmate aquí!