El protocolo en eventos es una herramienta de comunicación esencial para lograr que el acto celebrado sea un éxito. Cuando hablamos de protocolo nos referimos al conjunto de normas o reglas que se aplican en los actos para ordenar y situar a las personas que asistan y para jerarquizar los espacios que van a ocupar.

Tradicionalmente, el protocolo se aplicaba en los actos realizados en el ámbito de las instituciones o administraciones estatales. Sin embargo, en la actualidad se ha integrado como un elemento más de los actos de otras entidades cuyo fin es conseguir que todo acto se desarrolle con orden, eficacia y que proyecte una estética adecuada a las características del mismo.

Un aspecto importante a la hora de organizar cualquier tipo de evento es determinar si se va a tratar de un acto formal, con carácter oficial (promovidos por instituciones públicas); o de un acto informal o de carácter no oficial (entregas de premios, conferencias, exposiciones…). En función de esto, la organización y las normas del protocolo del evento variarán.

Vamos a conocer todo sobre el protocolo en eventos: por qué es tan importante, cuáles son las fases que lo conforman y quiénes son los profesionales encargados de que todo salga adelante de principio a fin.

ROLES DE LOS PROFESIONALES DEL EQUIPO

La organización de un evento y su protocolo requieren de un gran esfuerzo que solo pueden llevar a cabo los profesionales que han recibido la formación y conocimientos adecuados para ello. El equipo de trabajadores en la organización de eventos debe estar formado por 10 o 12 personas, aunque normalmente solo lo conforman cinco como máximo, por lo que a menudo una misma persona suele ejercer varios roles. Los cargos que conlleva la organización de un evento son:

• Project Manager: es el encargado de supervisar al resto de miembros del equipo y el responsable de la ejecución del evento. Gestiona el presupuesto, toma decisiones de compra e impulsa la estrategia.
• Coordinador: es el responsable de coordinar el evento y mantener el contacto principal entre los proveedores, el lugar de celebración, el personal de dicho lugar (fotografía, seguridad, catering), los patrocinadores y voluntarios.
• Planificador: es la persona que organiza y lidera el desarrollo de la agenda prevista, se asegura de que la programación esté actualizada y llegue a todas las partes implicadas, trabaja con los ponentes y coordina las reuniones en el evento.
• Diseñadores: los responsables del diseño creativo se encargan de crear todo el diseño visual para web y materiales impresos (horarios, publicidad, banners, merchandising, señalización…).
• Marketing y comunicación: trabajan mano a mano con los responsables de diseño. Se encargan de que el anuncio del evento llegue al público objetivo. Crean estrategias medibles y ofertas para aumentar las inscripciones, se ponen en contacto con los inscritos y gestionan toda la comunicación en medios de prensa digital y escrita y en redes sociales.
• Registro y check-in: son los encargados de trabajar con los proveedores de software, configurar el registro, elaborar y administrar credenciales y generar informes. Además, se aseguran de que el proceso de registro se desarrolle sin problemas tanto antes como mientras se celebre el evento.
• Patrocinios: este profesional debe tener grandes capacidades de organización y dotes sociales porque trabaja para crear espacios de stand, vender oportunidades de publicidad, mantener contacto con patrocinadores y estudiar las relaciones de organizaciones comunitarias. 

Cuando todas estas funciones han sido distribuidas entre los trabajadores que conformen el equipo, se empezará a crear el plan de proyecto para el evento.

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FASES PARA ORGANIZAR UN EVENTO

Aunque la tipología de cada evento marca un protocolo distinto a seguir, existen una serie de reglas de actuación y fases establecidas que son comunes en cualquier acto: la organización previa, la celebración del evento en sí y el post-evento. Cada una de estas fases tiene también sus propias particularidades (invitados, vestimenta, actividades…). Vamos a conocerlas.

1. ORGANIZACIÓN PREVIA DEL PROTOCOLO EN EVENTOS

Los parámetros que hay que tener en cuenta en la preparación previa a un evento son:

FIJAR OBJETIVOS

La primera norma básica es definir qué se quiere comunicar y conseguir, cuál es el motivo de la organización del evento y cuáles son los valores y mensajes se van a transmitir. Con los objetivos establecidos se puede crear un alcance inicial al evento que detalle y señale cómo se alcanzarán.

ESTABLECER PRESUPUESTO

No se puede organizar ningún tipo de evento sin establecer antes un presupuesto. Se trata del paso inicial porque ayuda a ordenar y aclarar otros aspectos de la planificación del acto. Además, si tenemos valorado el presupuesto evitaremos sorpresas no deseadas, como puede ser que no haya dinero suficiente para decoración o para las últimas cosas por cerrar.

Lo mejor es planificar los precios de los productos o servicios por partidas para saber cómo distribuir mejor el dinero. Según Eventbrite, una idea para separar el presupuesto es: marketing y promoción (43%), oradores y talentos (32%), materiales impresos (29%) y lugares (18%).

Sin embargo, es importante que en dicho presupuesto haya una parte destinada a cambios o actualizaciones que puedan surgir conforme la planificación del evento vaya avanzando, pues los precios iniciales pueden ser después mayor de lo que habíamos pensado o pueden surgir también imprevistos. 

LUGAR, FECHA Y HORA

El espacio de celebración suele ser una de las partes más difíciles de gestionar porque el sector de los eventos está colapsado y suele haber poca disponibilidad. Además, la ubicación también es un factor determinante para diseñar el protocolo del evento porque no es lo mismo realizarlo al aire libre, que suele tener un estilo más informal; que organizarlo en salones o congresos, que tienen un estilo más formal.

Las fechas influyen en la ubicación debido a que dependen de factores circunstanciales y estacionales. Por ejemplo, lo más probable es que en Navidad resulte complicado encontrar espacios cerrados durante el periodo estival y los días previos. Además, si se trata de un evento formal suele celebrarse en días laborables; y si es un evento informal, la celebración suele ser los fines de semana.

En cuanto al horario, es fundamental ser puntual al empezar y terminar el evento. En las 24 o 48 horas previas al evento hay que asegurarse de que todo está perfectamente coordinado para que nada salga mal.

INVITADOS

El protocolo que se debe seguir en un evento estará determinado en cierta parte por el público que asista, pues tiene que contar con unas características que se adapten a sus necesidades. Además, el lugar que ocupa cada persona dentro de los asistentes a un acto viene establecido por la ordenación de personas en función de su su jerarquía o la razón de su asistencia al acto.

Si el evento tiene pocos invitados, unas 20 personas aproximadamente, no es necesario que se planifique una invitación con mucho tiempo de antelación ni que se envíe una invitación formal. Por el contrario, si se trata de un evento más formal con más de 20 asistentes, es importante hacer una invitación oficial en papel y enviarla con bastante tiempo de antelación.

PROGRAMA

Debe haber un programa diseñado y planificado antes de que empiece el evento donde aparezcan todas las personas que vayan a hablar y el tiempo de intervención. El timming debe ser preciso para que no haya ningún inconveniente.

INFRAESTRUCTURA

Se debe disponer de un esquema que permita visualizar cómo serán los espacios, los recorridos, los diseños o grafismos, el listado de invitados o presupuesto, etc. Esto nos permitirá poder hacer una lista de todo el material que se va a necesitar y poder solicitarlo y tenerlo listo para el gran día (atriles, tarimas, sistemas de audio y vídeo o material informático, pantallas y proyectores, servicio de guardarropa, adecuación de servicios higiénicos, zonas de aparcamiento, regalos…).

2. PROTOCOLO DURANTE LA CELEBRACIÓN DEL EVENTO

Tras el gran esfuerzo de preparación que conlleva la planificación previa al evento, llega la fase de ejecución, es decir, la celebración del evento en sí. En esta fase, el nivel de control general de la situación tiene que ser elevado, existiendo un seguimiento exhaustivo de la programación para que todo se desarrolle según lo previsto y siendo capaces de solventar las incidencias que pudieran surgir.

Los componentes diferenciales de esta fase son:

ANFITRÓN

Es la persona responsable de organizar y realizar el evento, por lo que será la figura principal. Según el protocolo de eventos, el anfitrión debe encargarse de la recepción de invitados, al igual que de la despedida cuando el acto termine.

RECEPCIÓN DE INVITADOS

Suele ser la primera tarea a desempeñar según la pauta establecida. Durante la recepción de invitados, que como hemos dicho será llevada a cabo por el anfitrión del evento, se informará a los asistentes del lugar que ocupan en el acto y se les dará el material que se precise si fuera necesario (dossiers, acreditaciones, folletos…).

Se debe convocar a los invitados entre 30 minutos y una hora antes de que el evento de comienzo. Esto facilita que haya tiempo de sobra para poder recibirlos, asignarles un sitio, presentarles el espacio, etc.

DISCURSOS

Después llega el turno de los discursos, que deben haberse organizado siguiendo una jerarquía. La primera persona en intervenir será aquella con menor rango, encargado de agradecer la asistencia del público. El último en tomar la palabra será la persona que presida el evento, aquel con mayor rango. 

El tiempo de intervención de todos los ponentes debe ser como máximo de una hora para que no se pierda el interés de los invitados. Además, todos tienen que tener la misma duración para evitar conflictos.

CATERING

La disposición de la comida deberá haber sido valorada previamente para adecuarse al tipo de evento celebrado, teniendo en cuenta la decoración, el tipo de alimentos, etc.

Por lo tanto, si el evento incluye una comida o cena, el protocolo marca dos opciones para distribuir las mesas:

1. Método inglés: el anfitrión se sienta en la cabecera de la mesa, que suele ser de forma rectangular.
2. Método francés: El anfitrión se sienta en el centro de la mesa

Los demás invitados se sentarán en función de su cargo o rango.

3. ¿ QUÉ SE HACE EN LA FASE DE POST-EVENTO?

Es importante llevar a cabo una serie de acciones para finalizar el evento, como que el anfitrión despida a los invitados y les agradezca de nuevo su asistencia. Tras esto, llega la parte decisiva para el equipo de profesionales que se han encargado de organizar el evento: la fase de valoración. Es el momento de analizar si lo que estaba programado se ha ejecutado de forma correcta y qué podía haberse mejorado.

Darse cuenta de los errores y aciertos es muy importante para tenerlos en cuenta de cara a futuros eventos. Por ello, se debe elaborar un informe de conclusiones con la valoración técnica de cada procedimiento llevado a cabo.

Como hemos podido ver a lo largo de este artículo, para la organización de un evento y su correcto protocolo es imprescindible contar con profesionales que dispongan de los conocimientos apropiados en el sector. 

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