¿Sabías que Inditex dedica al año unos 2,7 millones de euros en formación para potenciar su talento interno y cubrir los puestos de responsabilidad de forma interna? El 66% de los puestos de responsabilidad de la compañía se cubren internamente gracias a la formación y a que tienen un Plan de Formación para Empresas bien establecido.

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Sin trabajadores, una empresa no podría seguir adelante. Por eso es importante que, para tener a los empleados mejor preparados, la empresa implante planes de formación continua, para conseguir que sus trabajadores se diferencien de la competencia. 

Las empresas, en general, son entidades cuyo primer objetivo es el de ganar dinero con el fin de llegar a ser sostenible a lo largo del tiempo; si bien es cierto que su finalidad primera es la de satisfacer las necesidades de sus clientes, dentro de un marco de responsabilidad con la sociedad en la que opera, devolviéndole buena parte de lo que la sociedad le facilita; lo que se llama Responsabilidad Social Empresarial.

 Por ello, las compañías no deberían sustituir nunca a los centros de formación tradicionales (escuelas profesionales, escuelas técnicas, universidades, escuelas de negocios, etc.), aunque sí deberán proporcionar la formación específica necesaria para que sus empleados puedan cumplir con los requisitos de sus puestos de trabajo.

 El empleado de nuevo ingreso debe venir suficientemente formado desde casa. La empresa no se debe responsabilizar de un tipo de formación que se puede considerar que tiene que venir de origen. Sólo deberá formar a sus empleados en aquellos aspectos técnicos que le son propios a su actividad. Por ello, la mencionada responsabilidad empresarial obliga a las empresas a establecer unos planes de formación adecuados al desarrollo profesional y personal de sus empleados.

La formación es un elemento que cumple varias funciones, entre las cuales destacan dos: la mejor capacitación para desempeñar el puesto de trabajo, y la motivación. Es decir, no sólo es importante capacitarnos con el fin de estar mejor preparados para nuestro trabajo, sino que además nos permite ampliar nuestro campo de conocimiento, y esto es un elemento de motivación. Por ello, la capacitación es un pilar en la gestión empresarial. Y dentro de ello, el plan de formación es un elemento básico.

              Marc Vidal dice: “Dentro de poco no iremos a las empresas a trabajar, sino a aprender”.

La importancia de un Plan de Formación  para Empresas radica no tanto en su contenido, sino en su proceso de generación. Según la docente del Máster Oficial Online en Dirección y Gestión de Personas de la Escuela de Negocios de la UEMC, Paloma Sánchez, “un Plan de Formación es una invitación de la empresa a sus mandos y empleados, bajo la coordinación y supervisión del departamento de Recursos Humanos, a reflexionar sobre los conocimientos, habilidades y competencias existentes”. 

Asimismo, añade la docente del Máster Online Recursos Humanos, “se evalúa en qué medida éstos son los adecuados y necesarios no solo para desarrollar eficazmente las actividades y funciones en los distintos puestos de la empresa sino, mirando a futuro, los que serán necesarios para asegurar la competitividad, viabilidad y sostenibilidad de la empresa a medio y largo plazo”. 

El Plan de Formación para Empresas debe formar parte del Plan Estratégico de cada compañía. No puede ir “por libre” atendiendo a peticiones aleatorias, sino que “su estructura académica deberá estar alineada con los objetivos que la empresa se haya marcado”, matiza José Vera, docente del área de RRHH de UEMC Business School. 

“Nunca dejes de aprender, porque la vida nunca deja de enseñar”

Además, deberá ser revisado periódicamente, con el fin de asegurar que las acciones formativas diseñadas siguen adaptándose a las necesidades detectadas, y consensuado entre el departamento de Formación y Desarrollo y la Dirección de la empresa, con el fin de garantizar su alineamiento estratégico.

El Plan de Formación sirve para disponer de un marco de referencia en el que integrar y dar sentido a todas las acciones formativas que la empresa realice. Así, de la misma manera que la empresa planifica la adquisición de tecnología, la compra de materiales o el acceso a recursos financieros necesarios para sus operaciones, “el Plan de Formación planifica la adquisición de conocimientos, habilidades y competencias que los empleados deberán disponer para realizar eficazmente su trabajo, hoy y en el futuro”, indica Paloma Sánchez. 

En un entorno empresarial siempre cambiante, las empresas necesitan actualizar de manera continua su mapa de talento, ya sea acudiendo al mercado laboral a adquirir personas con ese talento (lo cual suele ser caro) o desarrollar, a través del Plan de Formación, ese talento en sus empleados, consiguiendo con ello además contribuir a su desarrollo profesional y reforzar su vínculo y compromiso con la empresa (el conocido engagement).

Según José Vera, básicamente existen dos motivos por los cuales una empresa que esté preocupada por su futuro deba tener su propio plan de formación:

El primero responde al hecho de que “buena parte de las personas que pretendían (o pretenden) acceder a un puesto de trabajo no han tenido suficientes medios económicos para formarse adecuadamente en un oficio o profesión, por lo que las empresas (sobre todo las grandes) tuvieron (y tienen) que implantar sus propias escuelas de formación (las llamadas escuelas de aprendices) donde el aprendiz comenzaba a formarse en la especialidad correspondiente, de la mano de un maestro experto que le transmitía todos sus conocimientos implícitos, mientras que los explícitos los adquiría en las clases teóricas de dicha escuela de aprendices. Este método permitía (y permite) una formación teórico-práctica, adecuada a las necesidades de la empresa”, indica Vera.

 El segundo es el vertiginoso avance y desarrollo de las nuevas tecnologías, que está obligando a las empresas a diseñar planes de formación que faciliten la adecuación de sus empleados al mencionado desarrollo tecnológico.

Una empresa, independientemente de cual sea su actividad, “no puede quedarse atrás en lo que a formación se refiere, si quiere ser competitiva en unos mercados cada vez más volátiles, inciertos, complejos y ambiguos (VUCA)”. añade José Vera.

 La finalidad primordial de un Plan de Formación en la empresa es la de ofrecer a todos los empleados un abanico de acciones formativas que les permitan un desarrollo profesional y personal que les capaciten para desarrollar todas su competencias, partiendo del principio de igualdad de oportunidades.

Según Fernando Doral, Coordinador y Docente del MBA online de UEMC Business School, “sirve para alinear las acciones de capacitación y formación con los objetivos estratégicos de la empresa. Y esto es de suma importancia, dado que es un elemento que sirve para trabajar en la mejora de la capacidad productiva de las empresas. Y la mejora, igual que la innovación, tiene que responder a una planificación estratégica”.

Existe un proverbio empresarial que dice: “Una empresa vale lo que valen sus empleados”. Pues bien, si el activo más importante de una empresa es su plantilla, así como la suma de los conocimientos, habilidades y actitudes de sus componentes, el principal objetivo de una empresa será el de conseguir una plantilla bien formada en todos los ámbitos en los que se desenvuelve la misma.

 Por otro lado, “tener una plantilla de empleados que sean “empleables” , facilita la polivalencia profesional y la recolocación de aquellos en el supuesto de necesitar afrontar una reestructuración”, añade Vera.

Los principales objetivos de un Plan de Formación son:

• Detectar necesidades en materia de conocimientos, habilidades y competencias, tanto técnicas como genéricas, que sea preciso adquirir para desarrollar eficazmente las actividades que realiza la empresa.
• Identificar las personas, colectivos o niveles organizativos que necesitan desarrollar dichos conocimientos.
• Identificar los mecanismos idóneos de aprendizaje y adquisición de habilidades y conocimiento en cada caso.
• Optimizar la inversión de la empresa en formación, atendiendo las necesidades y colectivos prioritarios.
• Programar las acciones de aprendizaje para asegurar el cumplimiento del plan en tiempo, coste y calidad.

En definitiva, “sirve para mejorar las capacidades productivas de la empresa” y esto, según Doral, se consigue por distintas vías. En primer lugar, proporcionando capacidades y conocimientos en áreas que son desconocidas para la empresa; es decir, “sirviendo de punta de lanza para el conocimiento en áreas nuevas”. 

Además, sirve como plataforma para que los empleados con baja carga de trabajo o que pueden caer en la obsolescencia, puedan abarcar otras áreas. También sirve para complementar las áreas no técnicas en las que puede haber carencias, como las que tienen que ver con las capacidades sociales, la comunicación o el liderazgo. Y por supuesto, “es un elemento de motivación para los empleados”.

Consejos para diseñar un buen Plan de Formación para Empresas

 Siempre que se pretenda diseñar un plan, es imprescindible tener clara cuál es la situación de partida y a cuál se pretende llegar. “Si se tiene claro hacia dónde pretende dirigirse la empresa, es relativamente sencillo que, al estudiar la situación actual, se pongan de manifiesto las necesidades de formación”. Con esto, “ya sólo faltaría priorizarlas y ver cómo se pueden ir implementando con los recursos disponibles”, indica Doral.

Pero básicamente, el ciclo de la formación se puede resumir en cuatro etapas esenciales: 

• Detección de las necesidades de formación.
• Diseño del plan, propiamente dicho.
• Diagnóstico de las posibles soluciones y
• Evaluación de los resultados.

Según Paloma Sánchez, “lo primero es entender que formación no significa asistir a cursos”. De hecho, más del 70% del aprendizaje ocurre en el propio puesto de trabajo bajo la tutela y apoyo de jefes y compañeros expertos. Implicar a personas de la organización en funciones de formación no solo aumenta su motivación, sino que “permite asegurar una practicidad y realismo que ningún curso puede aportar”.

En segundo lugar, hay que entender que no todas las personas aprenden de la misma manera ni todos los contenidos deben impartirse de la misma forma. Asegurar el uso de los distintos formatos de formación (presencial, online, mixto), entornos de aprendizaje (cursos, videos, conferencias, …) y dinámicas (coaching, mentoring, outdoor, etc.) permite mejorar la eficacia y el impacto de la acción formativa.

Y por último, pero muy importante, un Plan de Formación debe diseñarse desde la máxima de que el empleado es el principal responsable de su desarrollo profesional. “El papel de Recursos Humanos es el de proveer las mejores soluciones formativas para cada necesidad, pero es responsabilidad del empleado – en coordinación con su superior jerárquico- implicarse al máximo en dicha formación, asistiendo, participando y aplicando posteriormente lo aprendido”. 

Solo de esta manera, el Plan de Formación aportará beneficios tanto a la empresa -al mejorar con ello el desempeño de las actividades- como al empleado – al hacer crecer su talento y prepararle para asumir tareas de mayor responsabilidad.

El Plan de Formación debe señalar claramente:

• El resultado que se pretende conseguir con cada acción formativa, es decir, qué conocimientos se deben adquirir, qué competencias se deben desarrollar, qué actitudes o prácticas se quieren fomentar, etc.
• Los indicadores de éxito de la acción formativa, es decir, cómo sabremos que se han alcanzado los objetivos que se persiguen con cada acción. 
• Una vez el contenido del Plan de Formación se ha realizado, el jefe y el colaborador deben implicarse en la puesta en práctica de lo aprendido. 

Pero ante todo, no puede faltar en un plan de formación sentido común. Su diseño deberá ser prudente y adecuado a las necesidades reales detectadas entre los miembros de la plantilla.

“La formación es más barata que la ignorancia”

 Sus acciones formativas, así como sus contenidos, deberán estar orientadas a cubrir aquellos “gaps” detectados en las entrevistas de evaluación, en reuniones de equipo o como consecuencia de las diferencias encontradas entre los objetivos planteados y los resultados obtenidos en cada ejercicio económico.

 “Habrá que tener en cuenta no sólo los “gaps” técnicos detectados, sino también aquellos aspectos gerenciales en los que se deba hacer hincapié para el buen desarrollo profesional, sobre todo de los empleados con potencial”, destaca Vera.

 No hay que olvidar que la formación en la empresa no es un gasto, sino una inversión a medio y largo plazo. Por lo tanto, será muy importante evaluar la formación, tanto en su impartición (medir bien todas las partidas presupuestarias) como en sus resultados a través del cálculo del Retorno de la Inversión (ROI).

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Además, por una parte, la empresa consigue mejorar su competitividad y que su plantilla esté mejor formada, procurando la retención del talento, y por otra, los empleados mejoran la adaptación a su puesto de trabajo e incrementan su empleabilidad.

Pero ante todo, lo que nunca puede faltar en un plan de formación es el objetivo final: qué se pretende conseguir. De lo contrario, “se podrá diseñar un plan costoso que no produzca un resultado adecuado”, finaliza Fernando Doral.

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