¿Te has preguntado alguna vez para qué sirve la Planificación Estratégica en las organizaciones?, ¿conoces todas sus fases?, ¿y cuáles son las funciones exactas del departamento de Recursos Humanos? Sergio Edú Valsania, Coordinador y Docente de nuestro Máster Oficial Online en Dirección y Gestión de Personas de la Escuela de Negocios de la UEMC, respondió a todas estas preguntas en la UEMC Business SchoolOpenClass de Planificación Estratégica y RRHH. 

La planificación estratégica, según Alfred Chandler (1962), es “la definición de metas y objetivos concretos para un período de tiempo determinado así como la adopción de estrategias y acciones y la asignación de los recursos necesarios para su consecución”.

Habitualmente, las planificaciones estratégicas se hacen para períodos de tres o incluso cuatro años. Por lo tanto, la planificación estratégica, entre otras misiones, tiene que asignar recursos humanos para que la organización alcance las metas y objetivos que ha definido para un periodo de tiempo determinado. 

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Hay que tener en cuenta que tampoco se pueden hacer análisis a muy largo plazo, por el entorno VUCA, “así que habrá que incorporar todas las nuevas variables en función de los acontecimientos”, matiza Sergio Edú.

Las funciones básicas de la planificación estratégica son: 

• Anticiparse.
• Soporte para la toma de decisiones.
• Base para la definición de los planes operativos y presupuestarios.
• Instrumento de mejora y crecimiento.

Aquella organización que no establezca de algún modo estrategias de mejora y crecimiento se va a estancar y finalmente se va a hundir. Con lo cual, es imprescindible que haya una planificación estratégica, mínimo para mantenerse.

Otra definición sumatoria a la anterior y que nos sirve para adentrarnos en el sector de los Recursos Humanos es la siguiente:

“El objetivo central de la planificación estratégica es lograr el máximo provecho de los recursos internos seleccionando el entorno donde se han de desplegar tales recursos, y la estrategia de despliegue de los recursos” (Caldera, 2005).

¿Cuáles son las fases de la Planificación Estratégica?

En cada una de las fases, hay una serie de herramientas o técnicas que nos permite llevar a cabo la definición de nuestra planificación estratégica, definiendo metas y objetivos que sean viables, realistas y alcanzables. 

1. Fase Filosófica: Misión (¿Cuál es nuestra razón de ser?), Visión (Destino al que quiere llegar la organización en un periodo de tiempo) y Valores (elementos que dirigen nuestras acciones).
2. Fase Analítica: Análisis Interno – Análisis Externo – DAFO – PESTEL.
3. Fase Programática: Objetivos generales – Objetivos estratégicos operativos (Departamento RRHH). ¿Qué queremos conseguir ante el diagnóstico de la organización? Cuadro de Mando Integral. 
4. Fase Operativa: Actividades – Proyectos.
5. Fase Cuantitativa: Indicadores de desempeño (KPI’s) – Metas – Recursos – People Analytics.

Veamos más detenidamente el análisis DAFO, el análisis PESTEL y el Cuadro de Mando Integral.

Análisis DAFO: 

• Debilidad interna de la organización: Aspecto negativo de una situación interna y actual (escaso número de empleados para hacer una tarea concreta).
• Fortaleza: Aspecto positivo de una situación interna y actual (empleados muy motivados).
• Amenaza: Aspecto negativo del entorno exterior y su proyección futura (crisis económica).
• Oportunidad: Aspecto positivo del entorno exterior y su proyección futura (La pandemia ha conseguido afianzar la formación online).

Análisis PESTEL:

Realizar un análisis externo de una empresa, es una tarea esencial para anticiparse a los problemas y adaptarse a las cambiantes condiciones del mercado, como pueden ser las siguientes:

• Cambios políticos: Nueva normativa, por ejemplo.
• Cambios económicos: Crisis económica que se puede traducir en reducción de empleados.
• Cambios sociales: La pandemia y la globalización son un buen ejemplo de cambio social 
• Cambios tecnológicos: procesos cada vez más digitales en el ámbito de los RRHH.
• Cambios ecológicos: Movimientos migratorios a raíz, por ejemplo, del aumento del nivel del mar.
• Cambios legales: Obligaciones, a nivel de RRHH, que tienen las empresas

Cuadro de mando integral (Balanced Scorecard):

Esta herramienta indica que tenemos que contemplar cuatro perspectivas a la hora de establecer la estrategia de las organizaciones. Matizar que habrá diferencias entre el sector privado y el sector público:

Sector Privado:

• Perspectiva financiera: “Para maximizar el Valor a nuestros accionistas, ¿qué objetivos financieros debemos alcanzar?”
• Perspectiva de los clientes: “Para alcanzar nuestros objetivos financieros, ¿qué necesidades del cliente/sociedad, debemos satisfacer?”.
• Perspectiva de los procesos: “Para satisfacer a nuestros clientes y accionistas, ¿en qué procesos internos de nuestra cadena de valor debemos ser excelentes?”
• Perspectiva del aprendizaje y desarrollo (personas): “Para alcanzar nuestros objetivos, ¿qué debemos aprender y desarrollar?”

Concretamente, Sergio Edú Valsania ha especificado que la perspectiva financiera condicionará los objetivos de la perspectiva de los clientes, éstos condicionarán los objetivos de la perspectiva de los procesos y éstos condicionarán a los objetivos de la perspectiva del aprendizaje y desarrollo.

En cambio, “van a ser las personas las que van a permitir mejorar los procesos, si mejoramos los procesos mejorará la perspectiva de los clientes y mejorando esta perspectiva, se logrará alcanzar la perspectiva financiera”.

Por lo tanto, desde el punto de vista de los objetivos, va de arriba a abajo, pero desde el punto de vista de la funcionalidad de la empresa, la base, lo que va a permitir a las empresas conseguir los objetivos, es la perspectiva de aprendizaje y desarrollo, es decir, las personas. Sin personas no hay nada que hacer.

En el sector público, la secuencia es distinta. Lo más importante es la perspectiva de los clientes, porque lo que se busca en el sector público no es gastar dinero, sino satisfacer las necesidades de la sociedad.

Sector Público:

• • Perspectiva de los clientes: ¿A quién definimos como nuestro cliente?, ¿cómo creamos valor para nuestro cliente?
  • Perspectiva Financiera: ¿Cómo añadimos valor para los clientes al tiempo que controlamos los costes?

• Perspectiva de los procesos: Para satisfacer a los clientes respetando las restricciones presupuestarias ¿En qué procesos debemos destacar?
• Perspectiva del aprendizaje y desarrollo (personas): ¿Cómo nos ponemos en situación de crecer y cambiar, satisfaciendo las presentes demandas legislativas y ciudadanas?

En esta imagen, podemos ver que aunque los objetivos se definen de arriba a abajo, el aprendizaje y los conocimientos son los que van a permitir mejorar. Los empleados motivados y competentes van a permitir mejorar la calidad de los procesos, si mejoramos la calidad de los procesos mejorará la satisfacción del cliente y probablemente nos saldrán más clientes, por lo que seremos más productivos y habrá más rentabilidad.

Como vemos, hay una lógica y una coherencia en el Cuadro de Mando Integral y es una herramienta básica en RRHH. Aquí tenemos otro elemento gráfico, un poco más elaborado, en el que se explica cuales son los distintos tipos de estrategias que se pueden utilizar en la perspectiva de aprendizaje y crecimiento.

Veamos ahora cuáles son las estrategias que se desarrollan en la perspectiva de aprendizaje y desarrollo. 

• Desarrollo de las competencias estratégicas de las personas.
• Proporcionar la tecnología necesaria para que puedan realizar lo necesario en su puesto de trabajo.
• Proporcionar los recursos necesarios.

Estas tres estrategias son las que se emplean para mejorar la rentabilidad de las organizaciones desde la perspectiva de RRHH. Una vez que nos hemos marcado una serie de objetivos específicos para cada una de estas fases, tenemos que ver qué actividades y proyectos debemos realizar de forma específica en el departamento de RRHH que nos permitan alcanzar los objetivos. 

Objetivos del Departamento de RRHH

La teoría dice que el objetivo general del departamento de RRHH es “optimizar la relación de los trabajadores con la organización, consiguiendo que las personas logren su satisfacción a la vez que la organización sus objetivos”.

Si desglosamos los objetivos específicos de este departamento, contamos con tres fundamentales:

• Asegurar que la empresa cuente con los trabajadores necesarios tanto en cantidad como en calidad en función de lo que se necesite (Recruitment y Downsizing).
• Incrementar eficacia y eficiencia de los trabajadores (Evaluación, Formación y Planes de Carrera).
• Mantener a los trabajadores motivados.

Por lo tanto, ¿qué es la Planificación Estratégica de Recursos Humanos? Es un proceso que permite a las organizaciones identificar las necesidades actuales y futuras de profesionales para el logro de los objetivos.

Dentro de la Planificación Estratégica deberemos respondernos a una serie de preguntas: 

• ¿ Cuántos empleados harán falta en el futuro?
• ¿Qué aptitudes y competencias profesionales se necesitarán?
• ¿Qué relaciones industriales se requieren?
• ¿Cuál es nuestra existencia actual de mano de obra y capacidades?
• ¿En qué proporción perdemos personal debido a la rotación?
• ¿Qué clase de estructura de edad tenemos, y qué queremos?
• ¿Debemos capacitar y promocionar a nuestro personal o contratar personal capacitado?

Una vez hayamos dado respuesta a estas cuestiones, es necesario elaborar un plan operativo de RRHH dentro de la Planificación Estratégica, compuesto de los siguientes elementos:

• Nombre o identificación del plan.
• Objetivos del Plan.
• Indicadores de gestión del plan.
• Identificación de las líneas de acción, actividades y tareas.
• Nombramiento de responsables del plan.
• Asignación de recursos.
• Establecimiento de calendario.
• Determinación de los hitos o unidades de medida y puntos de control.

Actualmente, una de las herramientas que nos va a permitir reducir márgenes de error es People Analytics, la cual consiste en medir determinadas variables importantes relacionadas con las personas. Así, midiendo esas distintas variables, podremos llegar a saber si hay algún tipo de relación entre ellas.

A través de las técnicas de People Analytics realizaríamos un análisis predictivo para comprobar que la motivación y el compromiso de los empleados se traduce en una mejora de la calidad de los procesos. Cuando consigamos demostrar de forma cuantitativa la fortaleza de esa relación, conseguiremos que se invierta mucho más en esta parte. De hecho, hay investigaciones que demuestran que efectivamente, esto es así. 

Pero People Analytics no solamente tiene en cuenta el nivel de motivación, sino también el trabajo en equipo, el nivel de conocimiento, los recursos, el tipo de liderazgo, etc. Tenemos que ver qué capacidad tienen todos estos factores de predecir la calidad de los procesos.

A Sergio Edú lo que le resulta más interesante de People Analytics no es medir el nivel de engagement o de liderazgo, sino comprobar si esas variables realmente tienen repercusión en la estrategia y en los beneficios de la organización. 

Por lo tanto, People Analytics es la identificación y medida de aspectos del comportamiento y la gestión de personas, dirigida a la mejora de los resultados de la compañía.

Factores que mide la People Analytics

• El rendimiento, actividad y productividad, por equipos, perfiles…
• La eficiencia del uso de recursos en procesos o personas.
• El clima organizacional: motivación, satisfacción y compromiso.
• La evaluación del desempeño y de los desajustes sobre lo esperado.
• La adhesión con la cultura corporativa.
• La eficiencia de los procesos de reclutamiento, selección, formación y desarrollo de RRHH.
• Los ratios de absentismo, rotación, pérdida de talento, etc y de las variables asociadas.
• Análisis de los retornos y costes por el personal asociado a proyectos y líneas de negocio.

Sin ninguna duda, afirma el docente de UEMC Business School, “el factor humano es uno de los aspectos más importantes del siglo XXI”.Este esquema ilustra la secuencia y la lógica de cual es la relación entre la planificación estratégica organizacional y la planificación estratégica de RRHH. Todo parte de la misión de la empresa, se hace un diagnóstico interno desde variables organizativas y un análisis externo (PESTEL).

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A partir de ese análisis, realizamos formulación de objetivos a nivel general de la organización para posteriormente, formular estrategias o ejes estratégicos con el fin de crear planes estratégicos de RRHH como por ejemplo reclutamiento y selección, formación, evaluación del desempeño, planes de carrera o sistemas de compensación.

Todo esto se implementa y finalmente se hace una evaluación para ver si todo lo que hemos hecho nos ha permitido alcanzar esos objetivos cuantitativos. Esta evaluación se debe hacer en varios momentos, por si acaso algunas de las acciones no hubiera funcionado.

Y por último, para que la estrategia se pueda implementar y funcione, se tienen que dar 5 aspectos generales:

• Traducir la estrategia a términos operativos tanto en la empresa como concretamente en RRHH.
• Alinear organización con estrategia de RRHH.
• Hacer que la estrategia sea el trabajo de todo el mundo, y para ello se necesita una comunicación clara y transparente.
• Hacer de la estrategia un proceso continuo.
• Movilizar el cambio mediante el liderazgo de los directivos.

Si te apasionan las personas y quieres dedicarte a los RRHH, no dudes en solicitar información para cursar nuestro Máster Oficial Online en Dirección y Gestión de Personas. Gracias a esta formación podrás liderar tu compañía en un nuevo paradigma colocando a las personas en el centro de la estrategia.