Es fácil pensar que la gestión de eventos presenciales para su empresa tiene una función puramente social. Sin embargo, la realidad es que los eventos corporativos pueden ayudar a alcanzar otros objetivos, como publicidad y relaciones públicas, incluso en una era post pandémica. Por eso es importante contar con una gestión de eventos adecuada para cada uno de los eventos que piensa celebrar para su empresa.

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Algunas de las actividades que puede organizar son conferencias, conciertos, actos benéficos y eventos deportivos, entre otros. Puede ser desalentador imaginar cómo va a planificar y ejecutar todo esto, y más tomando en cuenta todas las medidas necesarias de seguridad sanitaria, pero para eso están las empresas de gestión de eventos. Si elige la más adecuada para sus necesidades, el evento de su empresa será, sin duda, un éxito.

La contratación de una empresa de gestión de eventos tiene muchas ventajas. Dependiendo de su sector y del tipo de evento que esté planeando celebrar, la agencia puede encargarse de la planificación, gestión y ejecución de todo lo necesario. Vamos a profundizar en el tema entendiendo, primero, lo que es la gestión de eventos.

Comprendiendo la gestión de eventos

Los eventos empresariales son reuniones que brindan a sus empleados la oportunidad de relacionarse entre sí. Los clientes también pueden conocer a las personas que se encargan de sus proyectos, así como a todos los demás miembros de su empresa. Por supuesto, tendrá invitados que son miembros de la prensa, que también pueden ser clientes potenciales o que pueden ayudar a promocionar más su marca.

El proceso de gestión de eventos comienza con la planificación del concepto del encuentro. Después viene el proceso creativo o lluvia de ideas sobre cómo llevarlo a cabo con eficacia. Otro paso importante es discutir cómo asignar el presupuesto del evento para llevar un control de los gastos previstos.

A continuación, los expertos y especialistas pasan a planificar el proceso de gestión del evento. Cada detalle se supervisa cuidadosamente para garantizar que todo lo que se ha planeado salga a la perfección. Sin embargo, el trabajo no termina una vez finalizado el evento. Ahora, la agencia de eventos evaluará los resultados y determinará si se han cumplido los objetivos predefinidos.

La importancia de la gestión de eventos para su empresa

Si tiene una empresa que cuenta con varios departamentos, entre los que se encuentran los de relaciones públicas y marketing, recurrir a profesionales externos de gestión de eventos puede traer ciertas ventajas para garantizar el mejor resultado posible para su evento.

Durante un evento corporativo, sus productos y servicios tienen la oportunidad de ser promocionados. Además, su marca también puede conseguir la exposición necesaria para aumentar su notoriedad y asegurar un posicionamiento en la mente de los asistentes. Es una forma de atraer a clientes potenciales, ya que estará mostrando lo que su empresa puede ofrecerles.

Eventos como ferias y exposiciones también pueden mejorar la percepción que su público objetivo tiene de su empresa. Es una gran oportunidad para conocer realmente a su clientela, la cual, a su vez, puede aprender más sobre su empresa.

Cómo funciona el proceso de gestión de eventos

Todos los procesos de planificación de eventos empresariales tienen pasos en común, algunos de los cuales se han retenido después de la pandemia ocasionada por el coronavirus. Es importante ponerles atención para obtener los resultados deseados para su evento empresarial. Echemos un vistazo a los siete pasos que suelen tener lugar en un proceso de gestión de eventos:

1. Una vez contrate a una empresa de organización de eventos, esta concertará una reunión con usted para discutir detalles esenciales como el presupuesto, el calendario, el lugar, el público objetivo, las medidas sanitarias necesarias y la idea temática del evento.
2. Después de esto, los expertos propondrán soluciones creativas para satisfacer sus necesidades. Le consultarán en todo momento para asegurarse de que todo esté a su gusto.
3. El siguiente paso será la promoción del evento mediante diversas plataformas de publicidad y marketing. La planificación de medios puede incluir publicidad exterior, la televisión, la radio, las redes sociales, el email marketing, y otras.
4. Los gestores del evento también serán los encargados de coordinar la asistencia tanto de los invitados como de los ponentes, los animadores, el catering y otros proveedores de servicios. De igual forma, estarán pendientes de que se cumplan las normas de seguridad establecidas por las autoridades de su ciudad para frenar el paso de la covid-19. Este paso garantizará que todo esté organizado para el evento.
5. También hay que planificar y ocuparse del alojamiento y la logística. La agencia de gestión de eventos deberá contar con un equipo de especialistas que se encarguen de estos detalles.
6. Durante el evento, los especialistas también supervisarán cada paso para garantizar una ejecución impecable.
7. Por último, se realizará una evaluación de los resultados del evento. Esta se basará en su impresión y en la experiencia general de los invitados.

Los mejores tipos de eventos para alcanzar objetivos empresariales

En esta sección, trataremos los seis tipos de eventos corporativos más efectivos, incluyendo los objetivos empresariales para los que son mejores y los tipos de lugares que requieren.

1. Conferencias

Una conferencia es un evento de gran envergadura, centrado en un tema central o un sector específico, y que suele celebrarse durante varios días. Las actividades de este tipo de evento incluyen ponentes, exposiciones, concursos y oportunidades de networking, así como reuniones más recreativas antes y después de la conferencia. Sin embargo, la crisis provocada por el coronavirus en 2020 ha implicado que estos eventos, antes de naturaleza masiva, ahora se vean reducidos en escala, e incluso, en formato digital exclusivamente.

Ideales para: Dar a conocer el producto o la marca; aumentar las ventas; posicionar a la empresa como experta.

Lugares ideales para este tipo de eventos: Centros de conferencias y de convenciones.

2. Ferias comerciales

Las ferias comerciales reúnen a diversas marcas afines bajo el paraguas de un tema principal. Este tipo de evento interactivo se basa en stands de exposición y alianzas con otros proveedores para crear experiencias memorables para el público. Al igual que con las conferencias, las ferias comerciales se han tenido que repensar para acomodar las normas de seguridad y sanidad tras el paso de la covid-19.

Ideales para: Mostrar una variedad de productos, tanto antiguos como nuevos; conectar cara a cara con el público; potenciar la generación de leads; construir listas de contactos de ventas/marketing.

Lugares ideales para este tipo de eventos: Centros de conferencias y convenciones, auditorios, universidades.

3. Seminarios

A primera vista, los seminarios se parecen mucho a las conferencias. La mayor diferencia es que los seminarios están totalmente enfocados en la instrucción y la formación. Dado que son de naturaleza académica, tiene sentido que a menudo se realicen en forma de serie y que impliquen a grupos más pequeños que aquellos que pueden encontrarse en las conferencias. 

Ideales para: Formación de productos; formación de empleados; certificaciones o cursos; desarrollo o refuerzo de la fidelidad de los clientes a largo plazo.

Lugares ideales para este tipo de eventos: Aulas, salas de reuniones, espacios multifuncionales de tamaño pequeño o mediano.

4. Reuniones corporativas y ejecutivas

Los eventos corporativos y las reuniones ejecutivas son eventos presenciales en los que suelen participar empleados de alto nivel o socios comerciales clave. Las empresas recurren a este tipo de eventos por muchas razones, pero es el organizador del evento quien debe prepararlos para el éxito mediante agendas claras, entornos creativos y herramientas o instrucciones que mejoren la productividad.

Ideales para: Generar nuevas ideas; completar una tarea específica; tomar decisiones importantes; establecer alianzas.

Lugares ideales para este tipo de eventos: Salas de reuniones, restaurantes, espacios de coworking.

5. Fiestas corporativas

Las fiestas corporativas reúnen a los empleados para celebrar las victorias compartidas, reconocer los hitos, subir la moral y disfrutar de las vacaciones. Aunque el objetivo de este tipo de eventos suele ser la diversión y la relajación, los organizadores de eventos pueden establecer y alcanzar objetivos concretos para sus colegas. Al igual que otros tipos de eventos descritos anteriormente, las fiestas corporativas deben ajustarse a las medidas de seguridad que han impuesto las entidades gubernamentales en diversos países después de la pandemia.

Ideales para: Demostrar el aprecio por los empleados; facilitar el encuentro entre departamentos; mejorar la cultura de la empresa.

Lugares ideales para este tipo de eventos: Restaurantes, almacenes reconvertidos, parques, lugares para bodas, espacios recreacionales.

6. Lanzamiento de productos

Los lanzamientos de productos ayudan a difundir formalmente una nueva marca, alianza, producto/servicio u oferta especial. Estos eventos presenciales generan expectativa y ayudan a los asistentes a conocer mejor a la empresa.

Ideales para: Aumentar las ventas; mejorar el reconocimiento de la marca; conectar más estrechamente con los fans.

Lugares ideales para este tipo de eventos: Boutiques, hoteles, spas, campos de golf, restaurantes/bares, cualquier lugar específico de la industria que permita socializar, fotografiar y montar mini cabinas.

¿Por qué contratar a una empresa de organización de eventos?

La planificación y celebración de eventos conlleva mucho trabajo. Si bien es cierto que algunos empresarios prefieren estar involucrados en la ejecución de todo el proceso, otros pueden no tener el tiempo o las habilidades y conocimientos necesarios para hacerlo por su cuenta.

Una empresa de gestión de eventos puede asegurarse de que sus invitados se lo pasen en grande, encargándose de temas como la obtención de todos los permisos necesarios, la relación con los proveedores y la implementación de normas sanitarias adecuadas.

Como puede imaginar, esto le ahorrará mucho tiempo, esfuerzo y recursos cuando contrate a gestores de eventos que tengan amplios conocimientos y experiencia sobre cómo hacerlo bien. Su equipo interno de relaciones públicas puede incluso aprender de estos expertos cuando colaboren en la planificación del evento de su empresa.

Conclusiones

Cuando esté preparado para organizar un evento presencial para promocionar su negocio, considere la posibilidad de contratar a una empresa profesional de servicios de organización de eventos. Tiene muchas ventajas y no tiene que preocuparse tanto por cada detalle de su evento. Simplemente puede estar allí y disfrutar del tiempo con sus invitados y potenciales clientes. Contar con profesionales que le ayuden definitivamente valdrá la pena.

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Lo bueno de contratar gestores de eventos es que puede dialogar con ellos sobre la idea que tiene para su evento. Siempre y cuando se cumplan con las normas de seguridad, ellos podrán hacer su idea realidad y convertirla en un evento fantástico que sus invitados, seguramente, recordarán.

Artículo escrito por Sortlist.