José Vera, Docente del área de Recursos Humanos de la Escuela de Negocios de la UEMC nos informa sobre lo que debe ser una buena gestión en la planificación de plantillas.

En toda organización existen tanto activos tangibles (capital financiero, inmuebles, maquinaria, utillajes, herramientas, etc.), como intangibles (patentes, planos, estrategias, ideas, etc.). El capital humano, el talento, se adscribe a una condición mixta, y sucede a menudo que en las empresas este aspecto se deja en un segundo plano, lo que supone un error importante.

Normalmente, se pueden clasificar los activos en tres categorías:

• Tangibles, que son aquellos valores/ activos que se pueden medir y valorar. Por ejemplo: el capital financiero, los inmuebles (en propiedad), la maquinaria que se utiliza, los utillajes, las herramientas, los vehículos en propiedad, todo lo que tiene posibilidad de ser medido.
• Intangibles, su valoración es más subjetiva, ya no responde a una medición – valor, sino que puede fluctuar con el tiempo. Por ejemplo: las patentes, marcas y modelos, las ideas, los planos, la estrategia, la cultura, la reputación, etc.
• Mixtos, que son tangibles e intangibles a la vez, es decir que se pueden tocar son personas que podemos medirlos en talla y en peso, etc., pero por otra parte tienen un componente intangible como es el talento, el intelecto. También de una forma muy manida se dice que el talento es el activo más valorado en las empresas, pero generan duda las empresas porque dejan de lado esos activos, para darle más importancia el tangible y el intangible.

Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española:

Planificación:

1. f. Acción y efecto de planificar.

2. f. Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etc.

Plantilla:

6. f. Relación ordenada por categorías de las dependencias (estructuras y departamentos) y empleados de una oficina, de un servicio público o privado, etc.

Cuando hablamos de relación no sólo hablamos de un listado nominal de personas, sino de una serie de relaciones o características que definen a ese empleado: categoría laboral, salario… es decir, todos los datos que componen la estructura de una plantilla en una empresa.

¿Con qué finalidad? Con la de conocer perfectamente, de un golpe de vista, las características de la estructura de RRHH que compone una determinada entidad. Cuánta más información tengamos en esa plantilla de información, será mucho más rica que si solo tenemos la información nominal.

“Una empresa vale lo que valen sus activos”

A veces aparecen algunos adjetivos que pueden desvirtuar un poco el valor de esa empresa, pero como definición el valor de la empresa sería el sumatorio de los activos. El capital humano es el valor más importante que tiene una empresa.

¿POR QUÉ ES NECESARIA LA PLANIFICACIÓN DE PLANTILLAS?

Saber planificar las plantillas apropiadamente se ha convertido en una habilidad tremendamente valiosa en el actual panorama de los Recursos Humanos, más teniendo en cuenta los tiempos denominados por los expertos como VUCA (Volatility – volatibilidad, Uncertainity – incertidumbre, Complexity – complejidad, Ambiguity – ambigüedad) que corren.

Estos cuatro adverbios son los que van a regir la próxima década. Es primordial gestionar las plantillas de las empresas de forma eficaz y racional. Y no sólo centrándonos en las contrataciones y/o desvinculaciones, es decir que no sólo planificamos la plantilla a la entrada y salida del empleado de la empresa sino también a lo largo de todo su recorrido.

En la mayor parte de las empresas, el capítulo de costes más importante es el de “PERSONAL”, ya que es el factor que más influye sobre los resultados económicos de la misma.

Salvo empresas con una plantilla muy reducida, porque hay un alto valor añadido al talento, por ejemplo en empresas de ingeniería o consultoría, en cualquier caso los costes de personal son costes a atender, por lo tanto la planificación de plantillas es un tema importante.

Habrá que prestar mucha atención a la evolución de esa plantilla, no cegarnos con el crecimiento de la empresa ni por el éxito rápido y acelerado, sino que debemos ser cautos como desarrollar ese volumen de la plantilla, para no ponernos a contratar demasiada gente, que en periodo de vacas flacas, lleve a un expediente de regulación de empleo.

Existen tres niveles de actuación, a la hora de planificar plantillas:

• Los procesos.
• El tiempo. no solo tiempos de fabricación, sino también de edades del factor humano
• El talento.

Gestión de los procesos, para planificar bien la plantilla hay que hacer bien el proceso, ya se en la fabricación del producto, como en el suministro o en la presentación de un determinado servicio:

• Analizar y sintetizar.
• Preguntarse: ¿es necesario esto?
• Simplificar el proceso.
• Mecanizar. (¿Exteriorizar)/ “outsourcing”) Automatizar, informatizar, externalizar…
• Reformular, poner en tela de juicio.
• Medir/ Valorar.

«Lo que no se puede medir, no existe»

Tenemos que ser capaces de utilizar herramientas de medidas que nos permitan valorar los puntos y componentes del proceso en el que estamos trabajando, y cuantificar según necesitemos: tiempos, económica, temperatura (proceso químico), etc.

En la gestión de procesos, hay que partir de la base de que todo es mejorable. Alguna preguntas que nos tendríamos que hacer en la gestión del proceso son las siguientes:

• ¿Se pueden acortar las operaciones?
• ¿Se pueden solapar algunas?
• ¿Hay alguna operación inútil?
• ¿Existen caminos críticos? Por ejemplo: el método PERT

Hay que medir todos los parámetros físicos que forman parte del proceso. Simplificar los más complejos. Reducir los tiempos de ejecución y eliminar todas las actividades inútiles o transferirlas a un especialista fuera de la empresa, es decir, externalizarlas para afinar el proceso.

A la hora de la gestión de tiempos, dentro del proceso los tiempos desde el punto de vista de función el tiempo es un parámetro de difícil medición…. pero hablando de períodos, etapas que nos pueden condicionar la planificación de plantillas, hay unos factores que son:

• Externos:
  • Estacionalidad de los productos. Bebidas refrescantes, navidad
  • Hábitos de los clientes. Cómo nos condicionará la plantilla según los hábitos de consumo de los clientes.
  • Ciclos de los pedidos.
  • Ciclos de los proyectos. Relacionados con el año fiscal.
• Internos:
  • Pirámide de edades. Cómo tenemos compuesta la plantilla de la empresa por edades.
  • Relevo generacional. 
  • Solape de generaciones. Es importante el solape de generaciones, se ha perdido en los últimos años, debido a los ERE´s y prejubilaciones.
  • ¿Plan de sucesión? planificación ordenada en el tiempo.

Para gestionar bien las plantillas, primero hay que gestionar bien el talento. El talento es un bien cada vez más escaso. Hay un enésimo enunciado en la Ley de Murphy que dice: “La cantidad de inteligencia es constante en el universo ” es decir es un paquete, sin embargo la población crece indefinidamente. Hoy en día es más fácil encontrar financiación (capital) que talento.

La gestión del talento hay que gestionarlo desde el reclutamiento, hasta la desvinculación (Voluntaria o forzosa), pasando por todas las etapas intermedias:

• Reclutamiento:
  • ¿Dónde buscar el mejor talento disponible? Fuentes donde buscar el talento.
  • Hay dos tipos de reclutamiento:
    • Interno. Las ventajas son que favorece la promoción interna, estimula, motiva al personal dentro de la empresa. 
    • Externo.

Hay que buscar un buen equilibrio entre ambos.

• Selección:
  • Seleccionar por competencias (actitudes).
  • Las habilidades se pueden adquirir.
  • Actitudes antes que aptitudes.
  • Buscar polivalencias (generalistas).
  • Fomentar la empleabilidad.
• Adscripción al puesto: cuando llega el momento de adscribir una persona a un puesto, habría que adecuar el perfil de la persona que hemos contratado, con el perfil o requisitos del puesto a cubrir.
• Plan de sucesión: dentro de la plantilla, aparte de haber casillas donde puedas poner la descripción del puesto de trabajo, nivel si lo hubiera, también tendría que aparecer el nombre o nombres de las personas que pudieran sustituir dentro de la empresa al trabajador en cuestión. También debería aparecer la persona que pudiera sustituirla en el plazo de un año (medio plazo), y dentro de 5 años (largo plazo).
• Control de las promociones: evitar las carreras fulgurantes. 
• Entrevista de “salida”: una vez que se desvincula el empleado, y está fuera de la empresa, puede ser una buena fuente de información a la hora de la planificación. Sobre todo en el caso de bajas no deseadas.

Todos los puntos anteriores, son reflexiones que podrán ayudarnos a realizar una adecuada planificación de plantillas.

No obstante, en estos tiempos de cambio que nos toca vivir, la flexibilidad y la capacidad de adaptación (casi “darwiniana”, las especies que han subsistido, han sido aquellas que han sabido adaptarse mejor a los cambios) nos ayudará a no cometer errores de difícil corrección.

Como conclusión, comentar que la empresa sea un éxito, no quiere decir que haya que tener un aumento de la plantilla. Antes de hacer ningún tipo de contratación, organizar, si no se puede mejorar la organización, mecanizar, con ello se quiere decir una automatización del proceso (maquinaria, robótica, industria 4.0, etc.) y como último recurso la contratación.

Así, debemos analizar las diferentes soluciones que tenemos en nuestro poder antes que la contratación , ya que eso supondría en un período bajo de trabajo la reestructuración de la plantilla, y que si hay que hacerlo que sea menos traumático.

Por ello, con el fin de poder profundizar en tan interesante materia, el profesor del área de RRHH de la Escuela de Negocios de la UEMC José Vera, ha elaborado el siguiente vídeo.