Los procesos de selección de personal han cambiado, ahora contamos con herramientas exhaustivas para profundizar en las habilidades y competencias de los candidatos. Estos deben pasar por numerosos filtros y entrevistas con resolución de posibles casos reales. ¿Cómo definir el puesto de trabajo si lo que buscamos es talento? Los profesionales de recursos humanos lo tienen claro, una herramienta imprescindible son los profesiogramas.

Se trata de un documento destinado al candidato o empleado que organiza todas las conexiones técnico-organizativas. En él se elabora un resumen de aptitudes y capacidades necesarias para cubrir un puesto de trabajo. Esta herramienta sirve como guía durante procesos de contratación facilitando el uso de criterios unificados y objetivos.

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Para la elaboración de este artículo hemos contado con la ayuda del experto y docente  José Vera Brusca, Profesor en el Máster Online Recursos Humanos de la Escuela de Negocios de la UEMC, impartido en modalidad 100% online.

Para él “el profesiograma es el resultado de un análisis, descripción y evaluación de un determinado puesto de trabajo, partiendo de unas hipótesis (la mayor parte teóricas) que responden al “desideratum” del técnico especialista o del mando intermedio que solicita la confección de dicho profesiograma. “

“Su finalidad es permitir al selector del talento centrarse en analizar las habilidades y competencias básicas exigidas al candidato.“

Además, estudiar y comparar los profesiogramas de los puestos actualmente ocupados puede ayudar a identificar carencias durante la reestructuración de la plantilla de una empresa.

Y, como veremos más adelante, también se considera un método de prevención de riesgos laborales. Es imprescindible informar al candidato  o empleado de todas las amenazas que existen en un puesto concreto y, ¿cómo mejor que con un estudio profundo del puesto de trabajo?

1. ¿Quién es el encargado de elaborarlo?

El técnico, mando intermedio o empresario serán quienes elaboren el profesiograma según las necesidades que crean convenientes en relación a ese puesto vacante.

Después se proporcionará el documento al departamento de recursos humanos o al headhunter de cara a un proceso de selección. Los profesionales deberán evaluar hasta qué punto el candidato se adecúa a las características y necesidades del puesto. Es preferible que sea claro, conciso, visual y comprensible.

Hemos realizado también una entrevista a Manuel Miguelez, Headhunter y Business Unit Director en Bros Group, compañía especializada en el reclutamiento de perfiles para alta dirección y management. Su aportación nos ha permitido ver el sector de los recursos humanos desde el punto de vista de una figura tan actual como son los cazadores de talento.

El experto nos contó que “es imprescindible tener una descripción completa de la compañía y de los puestos de trabajo. Tras varias reuniones con las empresas, llegamos a un profesiograma definido y eficaz. En estos encuentros colaboro con la Dirección de Recursos Humanos y el Line Manager del puesto. Primero realizamos un “briefing” con información detallada, visión y  valores de la compañía. Después profundizamos en los datos necesarios para la vacante, tanto desde el punto de vista técnico como organizacional.”

2. ¿Qué información contiene un profesiograma?

Debe ser un documento detallado, con todas las características del candidato ideal. Estas serán los puntos clave para redactar la oferta laboral y recibir solicitudes más adecuadas a los objetivos del puesto.

Pero no existe una plantilla universal para los profesiogramas. Cada empresa usa esta herramienta en función de sus necesidades. En cualquier caso, de forma general, un profesiograma no debe prescindir de los siguientes datos, pongamos un ejemplo:

Nombre del puesto a cubrir. “Director de Recursos Humanos”

Objetivos del puesto de trabajo: ¿cuál es su función dentro de la empresa? Planificación, organización y desarrollo estratégico del capital humano.

Responsabilidades del puesto. ¿Cómo se llevan a cabo estos objetivos? ¿Cuáles son las funciones del empleado? Elaboración de estrategias y políticas de RRHH orientadas a la consecución de los objetivos de la compañía. Dirigir y controlar las funciones de RRHH a nivel nacional e internacional con un equipo de personas a su cargo.

Relaciones con otros puestos de la empresa. Cuál es su departamento, ubicación en el organigrama, miembros del equipo, etc. Dentro del departamento de recursos humanos, ejercerá la dirección y organización de este, manteniendo relaciones con los reclutadores, técnicos de recursos humanos, el coordinador del departamento, ejecutivo de cuentas y con el director general de la empresa.

Condiciones físicas requeridas para desempeñar el trabajo,  riesgos laborales y elementos de Protección Individual (EPI’s) del puesto: Problemas de espalda o fatiga visual.

Requisitos para ocupar el puesto:

• Formación superior universitaria, posgrado o master en área de RRHH.

• Experiencia de al menos 8 años en posiciones de responsabilidad del área de rrhh.

• Muy valorable experiencia en sectores industriales y entornos internacionales.

• Muy buen nivel de inglés.

Funciones a desarrollar. Cuanto más extensa y específica sea esta descripción mucho más eficaz será el profesiograma, siempre y cuando sea realista.

• Definir y ejecutar el plan estratégico y el presupuesto de Recursos Humanos.

• Definir la política de selección de la firma: análisis de necesidades, problemática en la selección y lanzamiento de acciones específicas.

• Elaborar el Plan Estratégico de Formación: seguimiento y cumplimiento del plan anual de los trabajadores.

• Detectar potencial en la empresa: programas de high-potential o jóvenes talentos.
• Dirigir y coordinar el departamento de Administración de Personal y Relaciones Laborales.

José Vera apunta que “en el caso de una empresa con un sistema de Gestión por Competencias, deberán aparecer las Competencias genéricas definidas y específicas si las hay, cada una de ellas con el nivel mínimo de exigencia para ocupar el puesto en cuestión. “

“Para una información más completa es importante citar las herramientas o medios de trabajo necesarios para el desarrollo de la actividad.»

«Con estas características o requisitos básicos podemos incluso elaborar una checklist de requisitos mínimos que sirva para hacer una primera criba de currículum. “

Tras la selección de finalista llega el momento de realizar las entrevistas. En este punto se puede entregar profesiograma a cada candidato en formato de ficha rellenable. Así podremos saber si el candidato cumple las capacidades y habilidades descritas y daremos una puntuación numérica para cada apartado. Finalmente se sumarán los puntos totales y el resultado será la calificación del candidato para el puesto.

3. Tipos de profesiograma: por factores y por competencias

Los modelos más habituales según las necesidades de cada empresa son los profesiogramas por factores y los profesiogramas por competencias.

• El profesiograma por factores incluye información sobre los datos y características profesionales, los requisitos psicológicos, físicos, profesionales, las aptitudes, formación y conocimientos, motivaciones y experiencias o vivencias del candidato.

• En cambio, el profesiograma por competencias, se centra en determinar si el individuo tiene las competencias necesarias para el puesto. Este pretende conocer cómo el candidato usará sus conocimientos y habilidades para la resolución de posibles situaciones. Si el candidato cuenta con las competencias adecuadas, será capaz de resolverlas sin problemas.

4. Ventajas del uso de profesiogramas

• Facilita la uniformidad de criterios en los procesos de selección de personal.

• Incrementa la productividad, al escoger a candidatos que realmente son óptimos para desempeñar cada puesto.

• Facilita la organización de los recursos humanos de la empresa.

• Mejora el ambiente laboral y la motivación de los empleados. Esto se consigue gracias a la adecuación de las tareas desempeñadas a las habilidades y capacidades de los trabajadores. Como resultado se da una disminución del absentismo y la rotación de puestos.

• Mejora la prevención de riesgos laborales.

Daniel, como headhunter, opina que “el principal beneficio que me aportan los profesiogramas en los procesos de selección es que me sirven para entender el contexto de la posición y las necesidades técnicas. Además nos dará mayor visión de las competencias y valores necesarios para cumplir las expectativas de la empresa y del profesional.»

«Obtendremos una búsqueda más acotada y podremos valorar con mayor criterio a los candidatos además de darles más información sobre la organización.”

Los profesiogramas como documento «vivo»

José Vera nos explicó que “en cada proceso de selección de talento suelen aparecer candidatos que nos hacen plantearnos modificaciones en el profesiograma inicial.» 

«Una cosa es el “desideratum” inicial y otra muy distinta la realidad con la que nos encontramos en el mercado laboral.»

«Un profesiograma es un documento vivo que tendrá que adaptarse a la evolución del propio puesto de trabajo y particularidades del trabajador. Debemos actualizar los profesiogramas con la frecuencia que exijan las circunstancias del “aquí” y el “ahora”.

“Si está bien estructurado nos facilitará el proceso de selección y de decisión. Sabremos si las carencias del candidato son compensadas con otras competencias encontradas y no buscadas inicialmente.”

5. El papel de los profesiogramas en la búsqueda y gestión del talento y en la prevención de Riesgos Laborales

En algunas compañías optan por estrategias sofisticadas que sirvan para filtrar candidatos. Después de que estos envíen su currículum, el departamento de RRHH diseña las entrevistas y pruebas que de evaluación específica.

La gestión del talento humano sirve para incorporar nuevos talentos en la plantilla y descubrir las habilidades hasta entonces ignoradas del personal presente.

El profesiograma es una herramienta importante para gestionar el talento según las necesidades de la organización.

Se debe establecer una conexión entre los objetivos de la compañía y las habilidades de los empleados. De esta forma los últimos se sentirán realizados en su puesto de trabajo y la empresa obtendrá beneficios.

Habilidades y diversidad: un punto decisivo en la búsqueda de talento.

Los profesiogramas aportan valiosos datos sobre el talento de nuestros empleados ante una recolocación de plantilla o de los candidatos al realizar procesos de selección. En una gestión del talento integral, la empresa se adaptará para aprovechar el talento de sus trabajadores o abrirse a nuevas alternativas.

Debemos aceptar que a veces es la empresa la que se debe adaptar a sus talentos y no siempre sus los trabajadores a ella. Motivar la flexibilidad estructural de las empresas es una forma de abrirse al cambio favoreciendo la entrada y retención del talento.

Cuando elaboramos un profesiograma es importante tener en cuenta que la diversidad aporta grandes beneficios a la empresa. Combinar distintos perfiles, de distintas categorías (junior y senior) puede dar una visión más amplia y compleja.

¿Habilidades vs experiencia?

Al crear nuestro profesiograma daremos importancia a las habilidades del candidato en vez de enfocarnos demasiado en la experiencia. El hecho de que alguien haya desempeñado un puesto similar no demuestra que lo haya hecho bien o sea el mejor candidato para nuestra empresa. 

Tras preguntar al Headhunter Manuel Miguelez cuál es el punto más importante en un profesiograma cuando buscamos talento, él contestó:

“Lo más importante es la capacidad de aprendizaje y adaptación a nuevos entornos de los candidatos (Growth Mindset). La experiencia la medimos profundizando en cómo se han conseguido los logros y porque se han producido los fracasos. Para ello realizamos una entrevista por competencias (BEI). En ella nos «trasladamos» a las situaciones para repasar con el candidato cada momento y detectar competencias y valores.”

“Los principales retos a los que nos enfrentamos en los procesos de selección y búsqueda de talento es reconocer los principales valores del candidato. Además es importante saber valorar su potencial para adaptarse a cambios de manera sostenible.”

El profesiograma en la selección por competencias

Según José Vera, en la búsqueda de talento los profesiogramas por competencias son más eficaces.

“Si se trata de puestos de trabajo de baja cualificación técnica o intelectual, los profesiogramas basados en factores pueden ayudar a definir mejor los perfiles mínimos requeridos.»

«Pero cuando hablamos de puestos en los que el valor añadido está basado en la «materia gris” las competencias cobran un protagonismo casi exclusivo. Hay que tener en cuenta que las habilidades (aptitudes) se pueden aprender. Sin embargo, las competencias (actitudes), se pueden mejorar pero son más innatas al individuo, a la persona.”

Hoy en día muchas empresas se basan en la selección por competencias. Este método resulta atractivo para candidatos que buscan una organización con valores similares a los suyos donde seguir aprendiendo. Utilizar un profesiograma nos ayudará a definir de forma más clara las habilidades requeridas para el puesto. Algunas como la capacidad de adaptación y aprendizaje son muy valoradas para la búsqueda de talento.

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Nethuntings: cazadores de talento en la red

Actualmente es fácil averiguar datos sobre nuestros candidatos a través de las redes sociales e información en la red. Algo que sucede especialmente si se trata de un puesto relacionado con la comunicación y el mundo digital. Por ello podemos aprovechar esta información para definir algunos puntos  de nuestro profesiograma o detectar candidatos en la red que encajen con las características de vacante. Una herramienta perfecta para los nethunting (headhunting o cazatalentos + network  o trabajo en red), que son auténticos cazadores de talento online.

Como cita Manuel Miguelez “Cada vez es más necesario apoyarse en las redes sociales para llevar a cabo exitosamente un proceso de selección. En Bros Group nos consideramos «nativos digitales» utilizando linkedin, twitter, facebook e instagram principalmente. Nos sirven de ayuda tanto en la fase de identificación de potencial como en la de evaluación de los candidatos.

«Un candidato sin «huella digital» desarrollada probablemente no sea el «ideal» para afrontar el «desafío digital» de muchas empresas.”

¿Cómo ayuda el profesiograma a en la Prevención de Riesgos Laborales?

«La prevención de riesgos laborales debe ser un factor primordial a la hora de definir el profesiograma del puesto. Por este motivo su incorporación en la descripción debe ser obligatoria.»

«Todo empleado tiene derecho a conocer los riesgos de su puesto de trabajo y los elementos de protección para evitarlos. Esta información estará presente de forma detallada en el profesiograma y se le comunicará al candidato durante la entrevista.»

Actualmente el departamento de Recursos Humanos es un componente imprescindible en la estructura de una empresa. Entre sus responsabilidades están la función empleo, administración de personal, retribución, desarrollo de los recursos humanos, relaciones laborales y los servicios sociales. Todas ellas enfocadas en conseguir la máxima eficiencia del equipo que compone la  compañía.

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